Locatie:
Bornem - België
Dienstverband: Voltijds – onbepaalde duur en in principe op locatie
Functieomschrijving
Wij zoeken een proactieve en zelfstandige Office Manager die het dagelijkse reilen en zeilen van ons kantoor in België beheert. Je bent een echte allrounder die niet alleen zorgt voor een vlot functionerend kantoor, maar ook bijvoorbeeld de HR-administratie en het wagenparkbeheer voor België in goede banen leidt. In deze rol ben je dé schakel die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt, vooruitdenkt en ondersteuning biedt waar nodig.
Jouw verantwoordelijkheden
Office Management & Faciliteitenbeheer
- Zorgdragen voor een georganiseerde, nette en professionele werkomgeving
- Voorraadbeheer en bestellingen van kantoorbenodigdheden en catering
- Contactpersoon voor leveranciers, dienstverleners, schoonmaak en IT-support?
- Beheer en opvolging van contracten met de verhuurder en andere externe partijen
- Coördinatie van facilitaire verbeteringen en onderhoudswerkzaamheden
- Opvolging en naleving van het brandveiligheidsdossier en andere wettelijke veiligheidsvoorschriften
- Organisatie van vergaderruimtes en ontvangst van bezoekers
HR Administratie (België) in afstemming met de Global Head of HR
- Volledige verantwoordelijkheid voor de HR & loon -administratie van de Belgische vestiging, inclusief up-to-date houden van personeels-mutaties (bijvoorbeeld: verlof, uren, schorsingen etc..)
- Bijhouden en indien nodig implementeren van wettelijke wijzigingen
- Beheer van personeelsdossiers, contracten en arbeidsvoorwaarden
- Opvolging van ziekteverzuim en administratie hieromtrent
- Ondersteuning bij on- en off boarding (contracten, IT-toegang, materiaalbeheer)
- Coördineren van opleidingen en trainingen voor medewerkers
- Eerste aanspreekpunt voor HR-gerelateerde vragen binnen België, inclusief externe partijen zoals bijvoorbeeld SD Worx, (sociale) verzekeraars
Wagenparkbeheer
- Volledige verantwoordelijkheid voor het wagenparkbeheer in België
- Beheer van leasingcontracten en onderhoudsplanning
- Opvolging van schadedossiers en verzekeringen
- Administratie en opvolging van brandstof- en mobiliteitskaarten
Algemene ondersteuning & Administratie
- Ondersteunen bij interne events en meetings
- Beheer van post en pakketten
- Coördinatie van kleine IT-gerelateerde vragen en contact met IT-support
- Ad-hoc administratieve ondersteuning aan management en teams
Jouw profiel
- Minimaal 5 jaren ervaring in een soortgelijke functie
- Ervaring met Belgische HR-administratie en wagenparkbeheer is een vereiste
- Zelfstandig, oplossingsgericht en denkt proactief mee
- Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
- Communicatief sterk en servicegericht
- Vertrouwd met MS Office en andere kantoortools
- Vloeiend in Nederlands en Engels, kennis van Frans is een plus
Wat wij bieden
- Een veelzijdige en verantwoordelijke rol binnen een dynamische, internationale omgeving
- Marktconform salaris met extralegale voordelen
- De kans om zelfstandig te werken en echt impact te maken
- Een prettige werkomgeving in een collegiaal team
Belgium
